Cuối năm là mùa mà bộ phận hành chính, nhân sự hay chủ cửa hàng nào cũng có một danh sách dài: tiệc tất niên, gala tri ân khách hàng, khai trương chi nhánh mới trước Tết. Mời người nhà, bạn bè thì sai sót một chút cũng không sao. Mời sếp tổng, đối tác, khách VIP thì khác: ghi nhầm giờ, thiếu chỗ ngồi hay để khách đứng chờ ở cửa đều ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.
Bài này chia sẻ cách chuẩn bị thiệp mời cho sự kiện doanh nghiệp sao cho gọn: từ nội dung trên thiệp, chốt số suất, đến check-in ở cửa.
Thông tin cần có trên thiệp sự kiện
Thiệp doanh nghiệp nên ưu tiên rõ ràng hơn là bay bổng. Một thiệp đầy đủ thường có:
- Tên sự kiện và đơn vị tổ chức: "Tiệc Tất Niên 2026, Công ty ABC", có logo nếu được.
- Thời gian: ngày, giờ đón khách, giờ khai mạc. Hai mốc này nên tách riêng, ví dụ đón khách 17:30, khai mạc 18:30.
- Địa điểm: tên khách sạn hoặc nhà hàng, tên sảnh, tầng. Với khai trương: địa chỉ cửa hàng và chỗ đỗ xe.
- Chương trình: các mốc chính như phát biểu, trao giải, bốc thăm, văn nghệ.
- Dress code nếu có chủ đề.
- Hạn xác nhận tham dự.
- Đầu mối liên hệ: tên và số điện thoại người phụ trách sự kiện.
Trong trình chỉnh sửa, các mục như Lịch trình, Dress code, Bản đồ, Xác nhận tham dự, Lưu ý cho khách đều là tiện ích có sẵn. Chuyển sang chế độ "Thiết kế", mở mục Tiện ích để thêm nếu mẫu chưa có.
Mẹo: Nếu có bốc thăm trúng thưởng, ghi ngay trên thiệp "Có bốc thăm may mắn, khách cần có mặt tới cuối chương trình". Câu này giữ chân khách hiệu quả hơn mọi lời nhắc.
Chọn mẫu theo loại sự kiện
Tiệc tất niên
Tất niên thường hợp tông đỏ, vàng, mang không khí Tết. Mẫu Tất Niên Lụa Đỏ có chất liệu lụa đỏ trang trọng, hợp công ty muốn giữ nét truyền thống.
Gala, year-end party
Gala cuối năm hay tiệc tri ân khách hàng hợp với tông tối, ánh kim, có cảm giác dạ tiệc. Mẫu Gala Cuối Năm đi theo hướng này. Nếu tiệc theo chủ đề vui nhộn đêm giao thừa, Giao Thừa Disco là một lựa chọn khác.
Khai trương
Khai trương quán cà phê, tiệm bánh hay showroom cần thiệp có cá tính riêng của thương hiệu. Mẫu Khai Trương Retro 70s với tông màu thập niên 70 hợp với quán có phong cách hoài cổ. Bạn có thể đổi màu, đổi phông chữ cho khớp với bộ nhận diện của cửa hàng.
Toàn bộ mẫu tất niên và gala nằm trong danh mục thiệp mời tất niên.
Xác nhận tham dự để chốt suất
Với tiệc ngồi bàn ở khách sạn, số suất ăn là con số quyết định chi phí. Thêm tiện ích Xác nhận tham dự vào thiệp và tận dụng câu hỏi tuỳ chỉnh:
- "Anh/chị đi một mình hay đi cùng người thân?"
- "Anh/chị có ăn chay hoặc dị ứng món nào không?"
- "Anh/chị thuộc phòng ban nào?" (giúp xếp bàn theo phòng)
Ví dụ chị Phương Linh, trưởng phòng nhân sự một công ty 150 người, gửi thiệp tất niên trước ba tuần, đặt hạn trả lời trước một tuần. Đến hạn, chị vào mục "Xác nhận tham dự" trong bảng điều khiển, lọc theo thiệp, bấm "Xuất Excel (CSV)" và có ngay danh sách 138 người nhận lời, chia theo phòng ban, kèm 9 suất chay. File đó chị gửi luôn cho khách sạn để chốt bàn.
Với những người chưa trả lời, hệ thống có thể gửi email nhắc theo lô (email lấy từ ô "Liên hệ" của từng khách). Nhắc qua Zalo thì hệ thống soạn sẵn tin, bạn tự bấm gửi và đánh dấu "Đã nhắc". Mỗi khách chỉ nên nhắc một, hai lần, đừng làm phiền đối tác.
Link mời riêng cho đối tác và khách VIP
Thiệp gửi vào nhóm chat nội bộ thì một link chung là đủ. Nhưng với đối tác, khách hàng lớn, nên dùng link mời riêng từng khách:
- Vào trang "Quản lý khách mời" của thiệp, bấm "Thêm nhiều khách mời".
- Dán danh sách từ Excel, mỗi dòng một khách theo dạng
Tên | Phân loại | Liên hệ. Phân loại có thể là "Đối tác", "Khách hàng", "Nội bộ". - Đặt lời chào riêng ở cột "Lời mời", ví dụ "Kính mời ông Trần Văn Hải, Giám đốc Công ty XYZ".
- Gửi qua "Gửi lời mời (Zalo, Messenger…)" hoặc sao chép tin nhắn để dán vào email.
Cột "Lượt mở" cho biết đối tác nào đã xem thiệp, ai chưa. Trạng thái "Đã xem · chưa trả lời" là tín hiệu để bộ phận kinh doanh gọi điện mời trực tiếp.
Check-in bằng QR tại cửa
Đây là phần mà sự kiện doanh nghiệp hưởng lợi nhiều nhất. Thay vì in danh sách giấy và dò tên bằng tay, bạn dùng trang check-in của thiệp:
- Trước sự kiện, dùng "In thẻ QR cho khách" để có thẻ QR riêng từng người, in ra gửi kèm, hoặc gửi ảnh mã QR riêng của từng người qua Zalo, email.
- Tại bàn đón tiếp, người phụ trách mở trang check-in trên điện thoại đã đăng nhập tài khoản quản lý thiệp, bấm "Quét QR" bằng camera.
- Khách quên mã thì tìm theo tên, số điện thoại hoặc mã mời.
- Khách đi kèm thêm người thì bấm thêm một người, khách không mời trước thì dùng "Thêm khách vãng lai".
- Ban tổ chức xem được "Tỉ lệ khách đã tới" theo thời gian thực, biết lúc nào nên bắt đầu chương trình.
Mẹo: Bố trí hai điện thoại ở hai bàn đón khách nếu sự kiện trên 100 người, và sạc đầy pin từ trước. Xem cách tổ chức chi tiết trong bài check-in khách mời bằng mã QR.
Doanh nghiệp bận, có thể nhờ làm hộ
Cuối năm, phòng hành chính thường ôm cùng lúc nhiều việc. Nếu không có ai rảnh để ngồi chỉnh thiệp, Zulove có dịch vụ làm thiệp trọn gói với giá 129.000đ/thiệp (chưa gồm gói dịch vụ): bạn gửi thông tin, logo, nội dung chương trình, đội ngũ làm thiệp giúp. Còn nếu muốn tự làm, một buổi chiều là đủ để có thiệp hoàn chỉnh.
Sự kiện cuối năm đang đến gần, bạn mở thử Gala Cuối Năm hoặc Tất Niên Lụa Đỏ ở chế độ toàn màn hình xem mẫu nào hợp với công ty mình.
