Ba mươi phút trước giờ khai tiệc là lúc sảnh nhà hàng đông nhất. Khách đến dồn, người đón khách vừa chào vừa chỉ bàn, còn cô dâu chú rể thì không biết đã có bao nhiêu người tới để báo nhà hàng lên món. Lần cưới của Minh Anh và Quốc Huy, cả nhà giải quyết chuyện này bằng một chiếc điện thoại và màn Check-in trên Zulove. Bài này kể lại cách họ chuẩn bị, từ mấy ngày trước đến lúc tiệc bắt đầu.
Check-in trên Zulove gồm những gì
Mỗi thiệp có một trang check-in riêng. Trên đó có ba cách làm việc, chọn ở thanh "Cách check-in":
- Quét QR: mở camera điện thoại, đưa mã của khách vào khung.
- Tìm khách: gõ tên, số điện thoại hoặc mã mời.
- Đã tới: danh sách những ai đã check-in, kèm giờ tới.
Phía trên là ô "Khách đã tới · cập nhật trực tiếp" với thanh "Tỉ lệ khách đã tới" và số người dự kiến theo xác nhận tham dự. Nhiều người đón khách cùng lúc trên nhiều máy thì con số vẫn khớp, vì trang tự cập nhật sau vài giây.
Để check-in có ý nghĩa, khách cần nằm trong danh sách ở trang "Quản lý khách mời" của thiệp, mỗi người một link mời riêng. Nếu chưa làm bước này, xem link mời riêng cho từng khách hoặc bài nhập danh sách khách từ Excel.
Mã QR của khách đến từ đâu
Có hai nguồn, và bạn có thể dùng cả hai.
Gửi mã QR riêng qua Zalo
Link mời riêng của mỗi khách cũng chính là mã check-in. Trong "Quản lý khách mời", cạnh tên mỗi khách có nút mã QR (check-in): bấm vào là thấy mã của người đó, bạn lưu ảnh rồi gửi kèm tin nhắn mời. Đến tiệc, khách mở ảnh mã trên điện thoại, người đón khách quét. Khách quên mang mã thì chuyển sang Tìm khách và gõ tên. Cách này không tốn giấy, hợp với khách trẻ quen dùng điện thoại.
In thẻ QR cho khách
Ở trang thiệp hoặc trang check-in có lối tắt "In thẻ QR cho khách". Bấm vào sẽ mở danh sách khách; bạn lọc theo nhóm nếu muốn, rồi bấm "In thẻ QR". Trang in khổ A4, mỗi trang 12 thẻ, mỗi thẻ có lời mời, tên khách, mã QR và một mã chữ ngắn để đọc khi camera không quét được.
Nhà Minh Anh in thẻ cho họ hàng lớn tuổi, cắt ra rồi kẹp vào thiệp giấy đưa tận tay. Bạn bè và đồng nghiệp thì nhận ảnh mã QR qua Zalo là đủ.
Mẹo: nếu trình duyệt báo chặn cửa sổ in, cho phép cửa sổ bật lên cho trang rồi bấm lại.
Chuẩn bị trước ngày cưới
Đừng để đến sáng hôm tiệc mới mở trang check-in lần đầu. Danh sách việc nên làm từ 2–3 ngày trước:
- Chốt danh sách khách trong Quản lý khách mời, ghi số điện thoại vào ô "Liên hệ" để tìm nhanh.
- Chọn người cầm máy. Mỗi bên nhà trai, nhà gái một người là gọn. Nên là người nhận mặt được họ hàng, và không kiêm việc chạy bàn.
- Đăng nhập sẵn. Trang check-in nằm trong bảng điều khiển, nên máy dùng để quét cần đăng nhập tài khoản Zulove của thiệp. Thường là điện thoại của cô dâu chú rể giao cho người thân tin cậy, hoặc người đó đăng nhập trên máy mình theo thống nhất trong nhà.
- Thử camera. Mở trang check-in, chọn Quét QR, cho phép trình duyệt dùng camera. Quét thử link mời của chính bạn rồi bấm "Huỷ check-in" để trả lại như cũ.
- Sạc đầy pin, mang sạc dự phòng, bật 4G. Wi-Fi nhà hàng lúc đông khách thường chập chờn.
- Đặt giờ chạy thử với người cầm máy, mất chừng năm phút, để họ quen ba thao tác: quét, tìm theo tên, thêm khách vãng lai.
Ai lo việc gì trong ngày cưới, bạn có thể tham khảo thêm bài phân việc cho người thân ngày cưới.
Trong lúc đón khách
Quét mã
Khách đưa thẻ hoặc điện thoại, người đón khách đưa mã vào khung. Quét được thì hiện thẻ tên khách, kèm thông tin họ đã báo đi mấy người. Nếu khách đã check-in rồi, màn hình báo rõ giờ check-in trước đó, tránh đếm trùng.
Điều chỉnh số người
Ở ô "Số người tới" có nút cộng và trừ (Thêm 1 người, Bớt 1 người). Khách báo đi hai người nhưng dẫn thêm con hay bạn thì bấm cộng; báo hai người mà chỉ đến một thì bấm trừ. Con số này dồn vào tổng khách đã tới.
Tìm khách khi không quét được
Thẻ nhàu, điện thoại khách hết pin, hay đèn sảnh quá tối đều có thể làm camera không đọc được. Chuyển sang Tìm khách, gõ vài chữ của tên, số điện thoại hoặc mã chữ trên thẻ. Trên màn quét cũng có nút bật đèn flash và đổi camera.
Khách vãng lai
Khách không có trong danh sách (bạn của bạn, người nhà đi cùng) thì bấm "Khách vãng lai", nhập tên, phân loại nếu cần và số người tới. Nếu đang tìm mà không thấy tên, ngay dưới ô tìm có nút "Thêm … làm khách vãng lai" để thêm và check-in luôn.
Lỡ tay check-in nhầm
Mở tab Đã tới, tìm khách đó và bấm "Huỷ check-in".
Kết hợp với bàn nhận quà
Ở nhiều đám cưới, bàn đón khách và bàn nhận quà đặt cạnh nhau. Nên tách hai người: một người check-in, một người nhận phong bì và ghi sổ. Người check-in không nên cầm tiền, vừa đỡ rối vừa rõ trách nhiệm.
Khách mừng qua chuyển khoản thì có thể tự bấm "Báo đã gửi quà" trên thiệp, thông tin nằm ở mục Quà tặng. Cách cài Hộp mừng có trong bài hộp mừng QR trên thiệp cưới, còn cách nhận và ghi phong bì xem ở bài ghi sổ tiền mừng cưới.
Sau tiệc
Trên trang check-in có nút CSV để tải danh sách: tên khách, trạng thái đã tới hay chưa, giờ tới, số người tới, ai là khách vãng lai. Bảng này hữu ích khi đối chiếu với nhà hàng, và khi viết lời cảm ơn cho đúng người đã đến.
Lỗi hay gặp
- Không mở được camera: trình duyệt chưa được cấp quyền. Bấm biểu tượng ổ khoá trên thanh địa chỉ, cho phép camera rồi tải lại trang. Hoặc dùng app Camera của điện thoại quét mã khách: link mở ra sẽ tự check-in nếu trình duyệt đang đăng nhập Zulove.
- Quét mã của thiệp khác: màn hình báo mã QR không phải lời mời Zulove, hoặc không thuộc thiệp này. Hỏi tên khách và tìm thủ công.
- Thiệp chưa xuất bản: vẫn check-in được, nhưng khách không mở được link mời. Nhớ xuất bản trước khi gửi lời mời.
- Chỉ một người cầm máy cho cả hai bên: hàng chờ sẽ dài vào giờ cao điểm. Hai máy chạy song song là thoải mái.
Muốn thử trước khi đến ngày, chọn một mẫu trong kho thiệp cưới, thêm vài khách, rồi mở màn Check-in quét thử ngay trên điện thoại của bạn.
