Gửi thiệp xong được hai tuần, Minh Anh mở danh sách khách thì thấy gần một nửa vẫn chưa trả lời. Không phải ai cũng lơ đãng: có người mở thiệp lúc đang làm, định lát trả lời rồi quên; có người chưa biết hôm đó có đi được không. Nhà hàng lại hỏi số bàn. Lúc này cần nhắc, nhưng nhắc thế nào để khách không thấy bị hối là cả một nghệ thuật nhỏ.
Bài này nói về lần nhắc sau khi đã gửi thiệp. Còn lần gửi đầu tiên (giờ gửi, lời nhắn, khung xem trước) đã có trong bài gửi thiệp cưới qua Zalo lịch sự.
Biết ai cần nhắc trước đã
Mở "Quản lý khách mời" của thiệp. Khung "Trạng thái trả lời" chia khách thành Đã mời · chưa xem, Đã xem · chưa trả lời, Sẽ tham dự, Không tham dự, và có nút lọc Chưa trả lời gộp hai nhóm đầu. Mỗi nhóm cần một cách nhắc khác nhau:
- Chưa xem: có thể khách chưa nhận được tin, hoặc tin bị trôi. Gửi lại link kèm một câu chào là đủ.
- Đã xem · chưa trả lời: khách biết rồi, chỉ cần một lời nhắc nhẹ về hạn trả lời.
Cột "Lượt mở" và "Mở lần đầu" giúp bạn đoán thêm. Ai mở thiệp ba lần mà chưa bấm xác nhận, nhiều khả năng đang cân nhắc lịch, nên gọi điện hỏi thăm thay vì nhắn.
Nhắc vào lúc nào
Không có công thức chung, nhưng một khung nhiều cặp đôi thấy dễ chịu:
- Ghi hạn trả lời ngay trên thiệp, thường sớm hơn ngày nhà hàng cần chốt số bàn vài ngày.
- Lần nhắc thứ nhất khoảng 7–10 ngày trước hạn, gửi cho khách chưa trả lời.
- Lần nhắc thứ hai 2–3 ngày trước hạn, chỉ cho những ai vẫn im lặng, và nên là tin nhắn riêng hoặc cuộc gọi.
- Nhắc ngày cưới 1–2 ngày trước tiệc cho khách đã nhận lời, kèm giờ và đường đi.
Tránh nhắc vào giờ khuya hay sáng sớm. Với người lớn tuổi, một cuộc điện thoại luôn tốt hơn mọi tin nhắn.
Nhắc theo lô qua email
Trong khung Trạng thái trả lời có nút "Nhắc … khách chưa trả lời" (con số là số khách chưa trả lời trong danh sách đang lọc). Muốn nhắc một người, bấm biểu tượng chuông ở dòng của khách đó.
Hộp nhắc có hai tab ở mục "Kênh nhắc": Email và Zalo / SMS.
Ở tab Email, Zulove gửi email có link thiệp riêng của từng khách và hai nút trả lời nhanh "Tôi sẽ tham dự" và "Không đến được". Email lấy từ ô "Liên hệ" của khách, ai chưa có email sẽ được đánh dấu "Chưa có email". Mỗi lần gửi tối đa 300 khách. Bấm "Gửi email tới … khách" là xong, kết quả báo số email đã gửi và những khách bị bỏ qua.
Lưu ý: thiệp phải xuất bản trước khi nhắc, nếu không khách bấm link sẽ chưa mở được thiệp.
Nhắc qua Zalo hoặc SMS: bạn tự gửi, Zulove soạn sẵn
Zulove không gửi Zalo hay SMS tự động. Thay vào đó, tab Zalo / SMS soạn sẵn cho bạn một "Tin nhắn soạn sẵn" có chèn sẵn lời chào, tên khách và link riêng, tự thay theo từng khách. Bạn sửa câu chữ một lần cho hợp giọng mình.
Với từng khách trong danh sách:
- Bấm "Mở Zalo" (tin đã được sao chép), dán vào khung chat rồi gửi. Hoặc bấm biểu tượng SMS, hoặc "Sao chép tin nhắn" để dán vào ứng dụng khác.
- Gửi xong, quay lại bấm "Đã nhắc" để đánh dấu.
Bước đánh dấu nghe thừa nhưng rất quan trọng: nó giúp cả bạn và người phụ nhắc không nhắn trùng một người hai lần. Trong danh sách khách, dưới tên mỗi người sẽ hiện dòng kiểu "Đã nhắc 1 lần · Zalo 2 giờ trước", nhìn là biết ai đã được nhắc, qua kênh nào.
Giới hạn để khách không bị nhắc dồn dập
Zulove đặt sẵn hai giới hạn cho việc nhắc trả lời, tính chung mọi kênh (email Zulove gửi lẫn Zalo / SMS bạn đánh dấu):
- Mỗi khách tối đa 1 lần mỗi 48 giờ.
- Tổng cộng tối đa 3 lần.
Nghĩa là nếu sáng nay bạn đã nhắc chị Lan qua Zalo và bấm "Đã nhắc", chiều nay email nhắc sẽ bỏ qua chị. Đây là giới hạn hợp lý cả về phép lịch sự: ba lần nhắc mà khách vẫn chưa trả lời thì nên gọi điện.
Lịch nhắc tự động
Nếu không muốn tự canh ngày, ở trang Quản lý khách mời có thẻ "Lịch nhắc tự động". Tính năng này dành cho gói trả phí (xem Bảng giá); gói Free vẫn nhắc thủ công như trên được.
Bạn cài:
- "Hạn trả lời": để trống thì lấy ngày cưới.
- "Nhắc khách chưa trả lời — trước hạn": chọn tối đa 3 mốc trong các lựa chọn 2 tuần, 1 tuần, 3 ngày, 1 ngày.
- "Nhắc ngày cưới (khách đã nhận lời)": Sáng ngày cưới, 1 ngày trước, 2 ngày trước, 3 ngày trước, 1 tuần trước, hoặc Không nhắc.
Zulove tự gửi email lúc 9:00 sáng. Email nhắc ngày cưới gửi cho khách đã nhận lời, kèm file lịch .ics để thêm vào điện thoại và chỉ đường tới địa điểm. Lịch nhắc tự động cũng tuân theo giới hạn 48 giờ và 3 lần ở trên, và chỉ bắt đầu chạy khi thiệp đã xuất bản.
Để email nhắc ngày cưới có đủ thông tin, thiệp cần có ngày giờ (qua Đếm ngược, Lịch hoặc Thêm lời nhắc) và địa điểm. Xem thêm bài bản đồ và lịch trình trên thiệp.
Mẫu tin nhắc lịch sự
Vài mẫu bạn có thể dán vào ô tin nhắn soạn sẵn hoặc gửi tay.
Với bạn bè
Hà ơi, tớ đang chốt số bàn với nhà hàng nè. Cậu xác nhận giúp tớ trên thiệp trước thứ Bảy nhé, đi hay không đều được, báo tớ một tiếng thôi. Link đây:
Với đồng nghiệp, người quen
Chào anh Tuấn, em xin phép nhắc lại thiệp cưới của em vào ngày 12.12. Nếu tiện, anh bấm xác nhận trên thiệp giúp em để em chuẩn bị chỗ ngồi chu đáo ạ. Em cảm ơn anh!
Với người lớn tuổi (nếu không gọi được)
Dạ con chào cô Hạnh. Con là Minh Anh, con gái bố Dũng. Con gửi lại cô thiệp cưới của con, cô bấm vào xem giờ và đường đi giúp con nhé. Nếu cô đi được, con xin phép giữ chỗ cho cô ạ.
Nhắc ngày cưới cho khách đã nhận lời
Chỉ còn hai ngày nữa là tới tiệc của tụi mình rồi! Tiệc bắt đầu lúc 18:00, bản đồ và chỗ gửi xe có trong thiệp nhé. Hẹn gặp bạn!
Lỗi hay gặp
- Nhắc cả người đã trả lời vì gửi vào nhóm chat chung. Chỉ nhắc khách chưa trả lời, nhắn riêng.
- Gửi Zalo xong quên bấm "Đã nhắc", rồi người nhà nhắc thêm lần nữa.
- Ô "Liên hệ" chỉ có số điện thoại nên email nhắc không gửi được. Muốn dùng email, thêm email vào ô này.
- Câu chữ như đòi nợ: tránh "sao chưa trả lời", "nhớ trả lời gấp". Hãy nói lý do thật: bạn đang chốt số bàn.
Câu hỏi trên form xác nhận cũng ảnh hưởng đến việc khách có trả lời nhanh hay không; bài câu hỏi xác nhận tham dự để chốt số bàn có gợi ý cụ thể. Nếu thiệp của bạn đã có danh sách khách, mở Quản lý khách mời và thử nhắc một người thân trước để xem tin hiện ra thế nào.
