Hai tuần trước tiệc, nhà hàng gọi cho Quốc Huy: "Anh chốt giúp em số bàn, có bao nhiêu suất chay, bên nào ngồi sảnh nào nhé". Nếu form xác nhận tham dự trên thiệp chỉ hỏi "Có đến không?", bạn sẽ phải gọi lại cho cả trăm người. Hỏi đúng ngay từ đầu thì đến ngày chốt chỉ cần mở bảng ra đếm.
Bài này không bàn chuyện lập danh sách khách, phần đó đã có trong Quản lý danh sách khách mời và ước tính số bàn. Ở đây ta chỉ nói hai việc: hỏi gì trên form, và đọc dữ liệu thế nào.
Form xác nhận tham dự hỏi được những gì?
Khối Xác nhận tham dự trên thiệp luôn có tên khách và câu "Bạn có tham dự không?" với hai lựa chọn Sẽ tham dự / Không thể đến. Ngoài ra bạn bật thêm được:
- Hỏi số người: khách điền "Số người đi cùng (kể cả bạn)". Mặc định đã bật, và đây là con số quan trọng nhất để tính bàn.
- Hỏi nhà trai/gái: khách chọn mình là khách của Nhà trai hay Nhà gái.
- Hỏi số điện thoại, Hỏi email: tiện khi cần liên hệ lại, nhưng đừng bật nếu không thật cần, form dài thì khách ngại điền.
- Câu hỏi thêm: tối đa 5 câu do bạn tự đặt.
Các công tắc Hỏi… nằm trong bảng thuộc tính khi bạn chọn khối Xác nhận tham dự ở chế độ Thiết kế. Phần câu hỏi thêm sửa được ở cả hai nơi: bảng thuộc tính, hoặc nhóm Xác nhận tham dự trong Điền nhanh (mục "Câu hỏi thêm cho khách"). Thiệp chưa có khối này thì thêm ở Tiện ích, nhóm Tương tác với khách.
Thiết kế câu hỏi thêm sao cho hữu ích
Mỗi câu hỏi gồm nhãn câu hỏi và các đáp án cách nhau dấu phẩy (tối đa 8 đáp án). Để trống ô đáp án thì khách tự gõ câu trả lời. Tick Bắt buộc trả lời nếu không muốn khách bỏ qua.
Zulove có sẵn ba gợi ý bấm là thêm: "Bạn có ăn chay không?", "Bạn có cần xe đưa đón không?", "Bạn tham dự buổi nào?" (Lễ gia tiên, Tiệc cưới, Cả hai). Bạn sửa lại câu chữ tuỳ ý.
Những câu hỏi đáng dùng
- Ăn chay: "Bạn có dùng suất chay không?" · đáp án: Không, Có. Nhà hàng thường cần biết số suất chay trước vài ngày.
- Gửi xe: "Bạn đến bằng phương tiện gì?" · đáp án: Xe máy, Ô tô, Taxi/xe công nghệ. Biết số ô tô để hỏi nhà hàng chỗ đỗ, hoặc ghi chú bãi gửi gần đó.
- Tham dự lễ nào: với đám cưới có lễ gia tiên buổi sáng và tiệc buổi tối, câu này cho biết bao nhiêu người đến nhà, bao nhiêu người chỉ dự tiệc.
- Câu tự trả lời: "Bạn có lưu ý gì về món ăn không?" để trống đáp án, khách ghi dị ứng hay kiêng gì thì tự gõ.
Những câu nên tránh
- Câu hỏi mà câu trả lời bạn không dùng tới. Mỗi câu thừa làm giảm số người điền hết form.
- Câu hỏi riêng tư hoặc dễ gây khó xử, ví dụ hỏi về quà mừng.
- Đáp án mơ hồ kiểu "Có thể". Khi chốt bàn, "có thể" gần như vô dụng.
Kiểu hiển thị và lời cảm ơn
Ở mục Cách hiện, chọn Trên thiệp để form nằm ngay trong thiệp, hoặc Nút mở để thiệp chỉ hiện một nút, khách bấm mới mở form. Kiểu nút mở có thêm ô Lời dẫn phía trên nút. Mục Sau khi gửi cho chọn Lời cảm ơn hoặc Vé xác nhận, tấm vé có số vé, tên khách và số người, khách thích chụp lại gửi nhau.
Hạn trả lời: ghi rõ cho khách
Form không tự khoá theo ngày, nên hạn trả lời là thứ bạn phải nói thẳng. Hãy ghi trong lời mời hoặc ô Lời dẫn, ví dụ: "Hai đứa mong nhận được phản hồi của bạn trước ngày 05.12 để chuẩn bị chu đáo". Chọn hạn sớm hơn ngày nhà hàng chốt bàn khoảng một tuần, để còn thời gian gọi những người chưa trả lời.
Nếu gói của bạn có lịch nhắc tự động, trang Quản lý khách mời có ô Hạn trả lời. Hệ thống dùng mốc này để gửi email nhắc những khách chưa trả lời. Cách nhắc qua Zalo và email có trong bài Nhắc khách trả lời thiệp.
Đọc kết quả ở mục Xác nhận tham dự
Trong bảng điều khiển, mở Xác nhận tham dự. Bốn ô đầu trang cho bạn bức tranh nhanh:
- Phản hồi: tổng số lượt trả lời.
- Sẽ tham dự: số lượt nhận lời.
- Tổng số khách: cộng dồn số người đi cùng của những khách sẽ tham dự.
- Không thể đến.
Nếu có hỏi nhà trai/gái, dòng bên dưới ghi riêng Khách nhà trai và Khách nhà gái (tính theo số người sẽ tham dự). Dùng Lọc theo thiệp khi hai bên làm hai thiệp riêng, lọc Tham dự / Không đến, hoặc tìm theo tên, số điện thoại. Câu trả lời cho câu hỏi thêm hiện dưới từng phản hồi.
Xuất Excel và quy ra số bàn
Bấm Xuất Excel (CSV). File gồm các cột Tên, Số điện thoại, Email, Tham dự, Số người, Khách của, rồi mỗi câu hỏi thêm là một cột riêng, cuối cùng là Lời nhắn, Thiệp, Thời gian. Mở bằng Excel hay Google Sheets, bạn làm được ngay:
- Lọc cột Tham dự = Có, cộng cột Số người: ra số khách đã nhận lời.
- Lọc thêm cột Khách của để tách số người nhà trai, nhà gái nếu hai bên ngồi khác khu.
- Lọc cột câu hỏi ăn chay = Có, cộng Số người: ra số suất chay. Lưu ý một người trả lời "Có" có thể đi cùng người không ăn chay, nên với nhóm này nên gọi hỏi lại cho chắc.
- Cộng thêm phần ước lượng cho những khách chưa phản hồi, theo từng nhóm.
Có tổng số người rồi, nhập vào công cụ Số bàn tiệc miễn phí tại Công cụ để ra số bàn theo số ghế mỗi bàn, kèm bàn dự phòng.
Ví dụ của Minh Anh & Quốc Huy: 142 người nhận lời, 9 suất chay, nhà trai 78, nhà gái 64. Cộng ước lượng 15 người chưa trả lời, bàn 10 người, hai bạn đặt 16 bàn chính và 1 bàn dự phòng, báo riêng 9 suất chay.
Lỗi hay gặp
- Tắt Hỏi số người, cuối cùng chỉ biết số "lượt" chứ không biết số người.
- Đổi tên câu hỏi khi khách đã trả lời. Câu trả lời được lưu theo nhãn câu hỏi, đổi nhãn giữa chừng thì file xuất ra bị tách thành hai cột. Hãy chốt câu chữ trước khi gửi thiệp.
- Khách trả lời qua link chung thay vì link riêng, gõ tên tắt khó nhận ra. Gửi link mời riêng từng khách sẽ gắn phản hồi đúng tên, xem bài Nhập danh sách khách từ Excel.
- Đặt form quá cuối thiệp. Khách cuộn chưa tới đã thoát. Đưa lên sau phần thời gian, địa điểm là vừa.
Chi tiết về các khối tương tác khác như lời chúc và hộp mừng có trong cẩm nang Xác nhận tham dự, lời chúc và quà mừng. Mở thiệp của bạn, thêm hai câu hỏi thật sự cần, và để con số tự về bảng.
