Đám cưới nào cũng đông người giúp. Cái khó không nằm ở chỗ thiếu người, mà ở chỗ ai cũng tưởng người khác đã lo. Đến lúc nhà trai sắp tới cổng mới phát hiện chưa ai cầm nhẫn, hoặc khách đến đông mà bàn nhận quà không có người ngồi. Cách chữa đơn giản nhất là mỗi việc một người chịu trách nhiệm, viết ra giấy, gửi cho tất cả.
Dưới đây là các vai thường gặp trong một đám cưới Việt. Tuỳ vùng, tuỳ nhà mà có thêm hoặc bớt, nhưng khung này đủ để bạn bắt đầu.
Trưởng ban tổ chức và người đối ngoại
Đây là người "cầm trịch" cả ngày, thường là một chú, bác hoặc anh họ có uy tín, quen việc họ hàng.
- Nắm toàn bộ lịch trình, nhắc mọi người đúng giờ.
- Thay mặt gia đình phát biểu, đón tiếp nhà bên kia (vai đối ngoại). Nhiều nhà tách ra hai người: một người lo đối ngoại, một người lo đối nội (sắp xếp trong nhà, bếp núc, chỗ ngồi họ hàng).
- Là người duy nhất được quyết khi có việc phát sinh, để tránh cảnh mỗi người nói một kiểu.
Hãy mời người này sớm, ít nhất vài tuần trước, và ngồi với họ một buổi để đi qua lịch trình.
Người giữ nhẫn
Một người thân, cẩn thận, ít phải chạy việc. Thường là anh chị em ruột hoặc bạn thân nhất.
- Nhận nhẫn từ tối hôm trước hoặc sáng sớm.
- Biết rõ lúc nào cần đưa nhẫn: lễ gia tiên, lúc trao nhẫn trên sân khấu.
- Giữ trong hộp, để túi áo có khoá kéo, không để trong túi xách để lẫn đồ.
Đội bê tráp
Số người và số tráp tuỳ phong tục từng nhà. Cần một người đứng ra điều phối đội bê tráp:
- Gửi trước cho mọi người giờ tập trung, trang phục, địa chỉ.
- Tập nhanh thứ tự đi, cách trao tráp nếu nhà có nghi thức trao tráp.
- Chuẩn bị phong bì cảm ơn đội bê tráp (nếu gia đình có lệ này).
Người đón khách
Đứng ở cửa nhà hàng hoặc cổng nhà, nên là người nhận mặt được họ hàng và khách quen của bố mẹ.
- Mỗi bên nhà trai, nhà gái nên có ít nhất một người.
- Hướng dẫn khách tới bàn, đặc biệt là người lớn tuổi.
- Nếu dùng Check-in của Zulove, người đón khách mở trang check-in trên điện thoại, "Quét QR" trên thẻ hoặc thiệp của khách, hoặc tìm theo tên. Khách không có trong danh sách thì bấm "Thêm khách vãng lai". Cách làm chi tiết có trong bài check-in khách mời bằng mã QR.
Bàn nhận quà và sổ tiền mừng
Đây là vị trí cần hai người tin cậy, thường là người trong nhà. Một người nhận phong bì, cảm ơn khách; một người ghi sổ.
- Có hòm đựng phong bì loại có khoá.
- Có sổ ghi tên, quan hệ, ghi chú.
- Hết tiệc, hai người cùng niêm phong hòm, giao tận tay bố mẹ hoặc cô dâu chú rể.
Chi tiết cách ghi sổ, đối chiếu chuyển khoản có trong bài ghi sổ tiền mừng cưới.
Người lo xe
- Nắm danh sách xe: xe hoa, xe đưa đón họ hàng, xe chở đồ.
- Gửi tài xế địa chỉ, giờ đón, số điện thoại người liên hệ ở mỗi điểm.
- Biết ai đi xe nào. Đây là chỗ hay rối nhất lúc rước dâu.
Người chụp ảnh bằng điện thoại
Dù đã thuê thợ ảnh, vẫn nên nhờ một bạn chụp ảnh đời thường bằng điện thoại: hậu trường trang điểm, bố mẹ lúc xúc động, bạn bè cười đùa. Những tấm này thường được chia sẻ nhanh nhất sau cưới.
Nếu thiệp có Album ảnh của khách, bạn bè có thể bấm "Gửi ảnh" để tải ảnh thẳng lên thiệp, bạn gom lại sau.
Người phụ trách cô dâu
Thường là một chị gái, bạn thân hoặc phù dâu.
- Đi cùng cô dâu cả ngày, giữ túi đồ cá nhân.
- Nhắc uống nước, ăn chút gì giữa các nghi lễ.
- Chỉnh váy, tóc trước mỗi lần lên ảnh.
- Chặn bớt những cuộc gọi không gấp.
Chú rể cũng nên có một người tương tự, thường là phù rể.
Người liên hệ dịch vụ
Một người giữ danh bạ tất cả bên dịch vụ (nhà hàng, trang trí, MC, ban nhạc, thợ ảnh) và là đầu mối duy nhất để họ gọi. Người này cũng giữ phong bì thanh toán còn lại nếu gia đình giao.
Mẫu bảng phân công
Bạn có thể viết theo kiểu này rồi gửi vào nhóm Zalo gia đình. Ví dụ đám cưới của Thu Trang & Đức Minh:
- Trưởng ban, đối ngoại nhà gái: bác Hùng · 09xx xxx xxx · có mặt 7:00 tại nhà gái.
- Đối nội, bếp núc: cô Lan · lo nước, bánh kẹo cho khách tại nhà.
- Giữ nhẫn: em Tuấn · nhận nhẫn tối thứ Bảy, đưa lúc lễ gia tiên và lúc trao nhẫn ở tiệc.
- Điều phối bê tráp: anh Phong · tập trung 7:30 tại đầu ngõ.
- Đón khách nhà gái: chị Hà · có mặt nhà hàng 17:00, mở trang check-in.
- Bàn nhận quà: chị Ngọc và anh Bình · nhận hòm từ 17:00, giao lại cho mẹ sau tiệc.
- Lo xe: chú Sơn · danh sách xe gửi riêng.
- Chụp ảnh điện thoại: bạn Vy.
- Phụ trách cô dâu: chị Mai.
- Liên hệ dịch vụ: anh Khoa · giữ danh bạ và phong bì thanh toán.
Mẹo: Viết cả thời điểm bắt đầu và thời điểm bàn giao. "Bàn nhận quà từ 17:00 đến khi khách cuối cùng về, giao hòm cho mẹ" rõ ràng hơn nhiều so với "lo bàn quà".
Cho bố mẹ một cách theo dõi nhẹ nhàng
Bố mẹ thường muốn biết "nhà ông bà A nhận lời chưa", "bạn của bố đi mấy người". Thay vì để các cụ gọi hỏi liên tục, bạn có thể tạo Link theo dõi cho gia đình: một trang "Theo dõi khách mời" bố mẹ mở bằng điện thoại, xem ai đã mở thiệp, ai nhận lời, lời chúc, mà không cần tài khoản. Hướng dẫn trong bài link theo dõi khách mời cho gia đình.
Vài lưu ý khi phân việc
- Hỏi trước, đừng giao bất ngờ. Người được nhờ cần biết sớm để sắp xếp.
- Không giao một người hai việc trùng giờ. Người giữ nhẫn không nên đồng thời là người lo xe.
- Có người dự phòng cho các vị trí quan trọng: nhận quà, giữ nhẫn.
- Cảm ơn sau cưới. Một bữa ăn, một món quà nhỏ hay một tin nhắn chân thành đều quý. Bài cảm ơn khách sau đám cưới có gợi ý cách nói.
Khi danh sách khách đã rõ và việc đã giao xong, phần còn lại là một tấm thiệp gửi đúng người. Bạn có thể bắt đầu từ kho mẫu thiệp để có link mời riêng cho từng khách.
