Tuần cuối trước đám cưới là tuần mà việc gì cũng tưởng nhỏ, nhưng cộng lại thì đủ làm hai bạn mất ngủ. Nhà hàng gọi hỏi số bàn, thợ trang điểm hỏi giờ có mặt, mẹ hỏi phong bì để đâu, bạn thân hỏi mặc màu gì. Kinh nghiệm của nhiều cặp đôi là: việc lớn đã xong từ trước, tuần cuối chỉ còn chốt, gom và giao. Chốt con số, gom đồ đạc giấy tờ vào một chỗ, giao việc cho đúng người.
Bài này chia 7 ngày cuối thành từng ngày cụ thể. Nếu bạn cần lịch chuẩn bị dài hơi từ nửa năm trước, xem lịch trình chuẩn bị đám cưới 6 tháng. Ở đây mình chỉ nói chuyện của tuần cuối, với ví dụ là đám cưới của Minh Anh & Quốc Huy, tiệc tối Chủ nhật.
Ngày thứ 7 trước cưới: chốt số khách
Đây là việc nên làm đầu tiên, vì nhà hàng thường cần con số chính thức vài ngày trước tiệc (hạn cụ thể tuỳ nhà hàng, hãy hỏi lại cho chắc).
- Mở mục Xác nhận tham dự trong bảng điều khiển, xem ai đã nhận lời, ai báo không đến, đi mấy người, khách nhà trai hay nhà gái.
- Bấm "Xuất Excel (CSV)" để có bảng tính, gửi cho người lo xếp bàn hoặc in ra cho bố mẹ xem.
- Với những người chưa trả lời, gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp. Họ hàng lớn tuổi thường không bấm trả lời trên thiệp nhưng vẫn đến, nên hỏi qua bố mẹ là nhanh nhất.
- Cộng thêm vài bàn dự phòng tuỳ mức độ chắc chắn của danh sách. Công cụ tính số bàn tiệc giúp bạn ra con số nhanh.
Minh Anh có 312 khách nhận lời, khoảng 40 người chưa trả lời. Cô nhờ mẹ gọi giúp nhóm họ hàng, còn mình nhắn nhóm bạn đại học. Đến tối, con số chốt là 34 bàn, báo nhà hàng thêm 2 bàn dự phòng.
Mẹo: Hỏi nhà hàng thật rõ bàn dự phòng không dùng đến có bị tính tiền không, và hạn cuối được tăng giảm số bàn là ngày nào.
Ngày thứ 6: giấy tờ và hồ sơ
Giấy tờ là thứ quên thì rất khó xoay xở vào phút chót.
- Giấy chứng nhận kết hôn (nếu đã đăng ký), căn cước của hai bạn.
- Hợp đồng với nhà hàng, studio, trang trí, xe hoa, MC, ban nhạc: in hoặc lưu sẵn trong điện thoại, đánh dấu mục đã đặt cọc bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.
- Danh sách số điện thoại của tất cả bên dịch vụ, ghi kèm tên người phụ trách.
- Sơ đồ xếp bàn bản cuối.
Gom tất cả vào một bìa hồ sơ, giao cho một người giữ (thường là anh chị em ruột hoặc người phụ trách đối ngoại). Ngày cưới cô dâu chú rể không nên cầm giấy tờ.
Ngày thứ 5: chuẩn bị phong bì thanh toán dịch vụ
Nhiều bên dịch vụ nhận phần tiền còn lại ngay trong ngày cưới. Chuẩn bị sẵn từ hôm nay để không phải chạy đi rút tiền sát giờ.
- Mỗi bên một phong bì, ghi rõ bên ngoài: tên dịch vụ, số tiền, người nhận.
- Chuẩn bị thêm vài phong bì nhỏ để cảm ơn đội bê tráp, tài xế, người phụ giúp (tuỳ phong tục từng nhà).
- Ghi lại tất cả vào một tờ giấy: phong bì nào, giao cho ai, đã đưa chưa.
- Bên nào nhận chuyển khoản thì lưu sẵn số tài khoản, ghi chú nội dung chuyển.
Người giữ phong bì nên là một người cẩn thận, không phải chạy việc khác trong ngày cưới.
Ngày thứ 4: đồ cá nhân và trang phục
Lấy váy, áo dài, vest về nhà (hoặc xác nhận giờ studio mang tới). Thử lại lần cuối, kiểm tra khuy, khoá, đường may.
Soạn một túi đồ cá nhân cho cô dâu và một túi cho chú rể:
- Nhẫn cưới (sau đó giao người giữ nhẫn), trang sức.
- Giày chính và một đôi giày bệt để thay khi mỏi.
- Kim chỉ, kim băng, băng dán vết phồng chân, khăn giấy.
- Son, phấn dặm, lược, kẹp tóc.
- Sạc dự phòng, dây sạc.
- Thuốc thường dùng, thuốc đau đầu, đau bụng.
- Một chai nước nhỏ và vài thanh bánh.
Bộ đồ "cứu hộ" chi tiết hơn có trong bài xử lý sự cố ngày cưới.
Ngày thứ 3: gửi lịch trình cho người thân
Đây là việc hay bị bỏ qua nhất, nhưng làm rồi thì ngày cưới đỡ được rất nhiều cuộc gọi.
Soạn một lịch trình chi tiết theo giờ, ví dụ:
- 5:00: trang điểm cô dâu tại nhà gái.
- 7:30: nhà trai xuất phát.
- 8:30: lễ rước dâu, lễ gia tiên nhà gái.
- 10:30: lễ gia tiên nhà trai.
- 16:00: có mặt nhà hàng, chụp ảnh đón khách.
- 18:00: khai tiệc.
Bên cạnh mỗi mốc ghi tên người phụ trách và số điện thoại. Gửi vào nhóm Zalo gia đình, ghim tin nhắn lên đầu. Nếu chưa phân việc xong, xem bài phân việc cho người thân ngày cưới.
Với bố mẹ, bạn có thể tạo Link theo dõi cho gia đình để các cụ tự xem ai đã mở thiệp, ai nhận lời, lời chúc và quà mừng khách tự báo, mà không cần tài khoản. Xong việc thì bấm "Thu hồi".
Ngày thứ 2: xác nhận lại mọi bên dịch vụ
Gọi lần lượt từng bên, đọc lại thông tin:
- Giờ có mặt, địa chỉ chính xác, người liên hệ tại chỗ.
- Nhà hàng: số bàn, thực đơn, giờ khai tiệc, chỗ để bánh cưới, rượu, quà cảm ơn.
- MC: kịch bản, tên hai bạn, tên bố mẹ, tên người phát biểu. Xem thêm kịch bản MC tiệc cưới.
- Xe: số xe, giờ đón, lộ trình.
Kiểm tra lại thiệp online lần cuối: giờ, địa chỉ, bản đồ có đúng không. Nếu có sửa, nhớ bấm "Cập nhật" để khách thấy bản mới. Đây cũng là lúc bật trang Check-in trên điện thoại của người đón khách và thử "Quét QR" một lần cho quen tay.
Ngày cuối: nghỉ ngơi
Đêm trước cưới, mọi thứ bạn chưa làm được thì hoặc giao cho người khác, hoặc bỏ qua. Không ai nhớ khăn ăn gấp kiểu gì, nhưng khách sẽ nhớ cô dâu mệt mỏi hay rạng rỡ.
- Ăn tối nhẹ, uống đủ nước, hạn chế rượu bia.
- Để sẵn đồ ra một chỗ: túi đồ cá nhân, trang phục, nhẫn (hoặc đã giao người giữ).
- Sạc đầy điện thoại, đặt hai báo thức.
- Đi ngủ sớm. Thật sự là sớm.
Một người chị từng dặn mình: "Đêm trước cưới mà còn ngồi in sơ đồ bàn thì sáng hôm sau sẽ quên nhẫn." Nghe buồn cười nhưng đúng.
Bản checklist gọn để dán tủ lạnh
- Ngày 7: chốt số khách, xuất danh sách, báo nhà hàng.
- Ngày 6: gom giấy tờ, hợp đồng, danh bạ dịch vụ vào một bìa.
- Ngày 5: phong bì thanh toán dịch vụ, ghi sổ giao nhận.
- Ngày 4: trang phục, túi đồ cá nhân, nhẫn.
- Ngày 3: lịch trình theo giờ, gửi nhóm gia đình.
- Ngày 2: gọi xác nhận từng bên, kiểm tra thiệp, thử check-in.
- Ngày 1: nghỉ ngơi.
Nếu thiệp của hai bạn vẫn còn đang làm dở, hãy ghé kho mẫu thiệp cưới và chọn một mẫu ưng ý, gửi link riêng cho từng khách chỉ mất vài phút.
